Toplantıları Daha Etkili Hale Getirmek

Toplantı, kısaca bir sorunu çözmek için toplanan bir grup insanın bir araya gelmesi demek oluyor. Günümüz iş dünyasında toplantıların sayısı o kadar arttı ki yaptığımız işten çok toplantılara katılıyoruz. Bu toplantıların ne kadarı verimli geçiyor bilemeyiz ama bir kısmının sadece vakit kaybı olduğunu rahatlıkla söyleyebiliriz. Toplantıda iken çoğu zaman burada olmak yerine şu işlerimi halletseydim diye düşünürüz. Toplantı sonunda ise yapılacak işlerimize yenileri eklenir. Yani aslında bir sorunu çözmek için bulunduğumuz ortamda halledilmesi gereken sorunlara yenilerini ekliyoruz.

Kurumsal Toplantı Nedir?

Toplantı, kısaca bir sorunu çözmek için toplanan bir grup insanın bir araya gelmesi demek oluyor. Günümüz iş dünyasında toplantıların sayısı o kadar arttı ki yaptığımız işten çok toplantılara katılıyoruz. Bu toplantıların ne kadarı verimli geçiyor bilemeyiz ama bir kısmının sadece vakit kaybı olduğunu rahatlıkla söyleyebiliriz. Toplantıda iken çoğu zaman burada olmak yerine şu işlerimi halletseydim diye düşünürüz. Toplantı sonunda ise yapılacak işlerimize yenileri eklenir. Yani aslında bir sorunu çözmek için bulunduğumuz ortamda halledilmesi gereken sorunlara yenilerini ekliyoruz.

Bu toplantıların sayısını azaltıp toplantıları daha verimli hale getirmeye çalışalım. CT Bussines Travel’ın yayınladığı bilgilere göre; insanların toplantıya tamamen hazırlanmış şekilde gelmeleri her zaman için daha iyi olacaktır. Net bir gündemin oluşturulup katılanlara iletilmesi, katılanların da buna hazırlanması odaklanan ve üretken bir toplantı ile sonuçlanacaktır.

Toplantı lideri belirleyin.

Toplantı ayarlamada iyi olan ve toplantıda her şeyin yolunda olmasını sağlayacak bir toplantı lideri ayarlayın. Takımınızın güvendiği ve saygı duyduğu birini seçin.

Telefon, tablet gibi cihazları ortamda bulundurmayın.

Çalışma zamanlarında e-mailler, telefon çalması, uyarı gelmesi gibi dikkatinizi dağıtan bir sürü şey var. Eğer mümkünse dikkatinizi dağıtacak cihazları toplantı ortamında bulundurmayın.

Toplantıyı 4-7 kişiyle sınırlı tutun.

Nerede çokluk orada karışıklık misali çok fazla insan da faydasız toplantılara sebep olur. Son toplantılara katılanlara veya katılmayı bekleyenlere aldırış etmeden sadece katkı sağlayabilecek kişileri toplantıya davet edin.


Ozosurvey, Localveri Yazılım tarafından geliştirilen müşteri memnuniyet ölçüm sistemidir. Otel – restaurant ve cafeler için geliştirilen Ozosurvey, müşterilerden gelen olumsuz yorumların sosyal medyaya yansımayan önlenmesini kolaylaştırmaktadır. Böylece ölçüm sistemiyle birlikte müşteriye anında geri dönüş sağlanarak olumsuzluk giderilir ve hem kusursuz müşteri memnuniyeti sağlanmış olur hem de kurumsal kimliğiniz zarara uğraması engellenmiş olur.


İsviçre treni yaklaşımını benimseyin.

Eğer takımınız toplantılara zamanında girmek için çaba gösteriyorsa belli bir saat ve zaman aralığı belirleyin. Sabah 9:23 veya 9:44 gibi. Zaman konusunda kesin olmanız, katılanların daha meraklı ve özenli olmasını sağlayacaktır. Güncelleme işlerini mail yoluyla halledin. Vakit kaybının yanında, toplantılardan sonra toplantı takımınız yorulur. Keskin düşünme ve güzel karar verme yetisi depodaki benzin gibidir kullandıkça biter. Güncellemeler e-mail yoluyla iletilebilecekse toplantı ayarlamanın bir mantığı yok.

Dışarıda toplantı yapmayı deneyin.

Resmi olarak otur-konuş mantığı gayet iyi ama eğer toplantıda evrak işleri yoksa dışarıda yürü-konuş taktiğini neden denemiyorsunuz? Alternatif olarak, eğer birebir görüşme şeklinde olacaksa rahat edebileceğiniz konforlu bir kafede görüşmeyi deneyin.

Toplantı süresini tutabildiğiniz kadar kısa tutun.

Kısa süren toplantılarda insanlar daha fazla odaklanmaya eğilimlidir. Zaman kısıtlanması sebebiyle insanlar daha hızlı çalışır ve minimum çene çalar. Çalışmalar da insanların soru sormayı bırakıp işleri halletmeye odaklandığını gösteriyor. Bu yüzden ideal toplantı bir saatten az sürmelidir.

Son 10 dakikayı toplantı özetine ayırın.

Yol almak için herkesin katılıp kendi eylem noktalarını anladığından emin olun. Ayrıca ne zaman ve nasıl cevap vereceklerini de anladıkların emin olun.

Bu yazı düzenlendi 4 Haziran 2021 13:52

Localveri

Sor Yazılar

Web Tasarım Hizmeti İle Görünürlüğü Artırmak

Yapılan araştırmalar gösteriyor ki bir ürün almadan internette araştırma yapma oranı %78’i geçkin. Web tasarım…

2 ay önce

Kurumsal Website Tasarımı Yapan Firmalar: Localveri Yazılım

Kişisel veya kurumsal birçok kuruluşun markalaşma süreçlerinde dijital mağazalarına olan önemi artırmaları kısa sürede yüksek…

2 ay önce

Web Sitesi Tasarım Aşamaları

Dijital dönüşüm hayatımızın her alanına dahil olmaya devam ederken küçük, orta veya büyük ölçekli tüm…

2 ay önce

İnterneti Kullanarak Satışları Artırmak

Öyle ki ürün ve hizmet tanıtımı yapmak, daha fazla müşteri/potansiyel müşteriye ulaşarak ürün ve hizmetlerin…

2 ay önce

Web Tasarım Firmaları ve Dikkat Edilmesi Gerekenler

Web siteleri kişisel veya kurumsal markaların kimliğidir. Satılan ürünlerin veya sunulan hizmetlerin en iyi biçimde…

2 ay önce

Web Tasarımı ve SEO İlişkisi

Kişisel veya kurumsal markaların dijital platformlar üzerinden bilinirlik kazanarak potansiyel müşterilerine ulaşmalarında en etkili yöntem…

2 ay önce